De nos jours, les emails sont devenus un moyen de communication incontournable et omniprésent dans la vie professionnelle aussi bien que personnelle. Il est donc essentiel de savoir comment bien gérer sa boîte mail pour éviter de perdre du temps précieux. Dans cet article, nous allons vous fournir toutes les étapes nécessaires pour ouvrir facilement votre boîte mail, créer des adresses personnalisées et utiliser les fonctionnalités de votre application de messagerie. Nous aborderons également l’utilisation de votre boîte mail sur téléphone.
- Choisir le bon prestataire de service
- Ouvrir et organiser sa boîte mail
- Exploiter les fonctionnalités offertes par son application de messagerie
- La marque des messages non lus et l’utilisation d’indicateurs
- Répondre ou transférer un email
- Gestion des pièces jointes
- La gestion des contacts
- Ouvrir sa boîte mail sur téléphone
- Activer la double authentification pour plus de sécurité
- Utiliser la fonction « recherche » pour gagner du temps
- Archiver au lieu de supprimer : un réflexe à adopter
- Limiter les notifications pour mieux se concentrer
Choisir le bon prestataire de service
Pour commencer, il vous faut choisir un prestataire qui offre les services de messagerie les plus adaptés à vos besoins. Vous avez plusieurs options :
- Des fournisseurs de messagerie gratuits tels que Gmail, Yahoo, ou Outlook qui offrent de nombreuses fonctionnalités et une capacité de stockage généreuse.
- Des fournisseurs payants, souvent proposés par votre hébergeur internet, qui offrent un stockage illimité et peuvent vous permettre de créer des adresses mail personnalisées avec votre nom de domaine.
Lorsque vous aurez choisi votre prestataire, vous devrez créer un compte utilisateur en fournissant quelques informations personnelles ainsi qu’un mot de passe solide, afin de garantir la sécurité de votre boîte mail.
Ouvrir et organiser sa boîte mail
Une fois votre compte créé, vous pourrez accéder à votre boîte mail en saisissant votre adresse email et votre mot de passe sur le site de votre prestataire. La première étape consiste à bien organiser votre boîte de réception afin de faciliter la gestion de vos emails au quotidien.
Configurer les dossiers
La plupart des fournisseurs proposent des dossiers pré-configurés tels que « Courrier indésirable », « Brouillons » ou « Messages envoyés ». Cependant, il est conseillé de créer des dossiers personnalisés pour mieux classer vos mails selon leur importance, leur provenance ou leur thématique. Par exemple :
- Travail
- Factures et reçus
- Administratif
- Famille et amis
Trier ses messages
Pour vous assurer de ne jamais manquer un email important, prenez l’habitude de régulièrement trier vos messages en les déplaçant dans le dossier approprié. Vous pouvez également utiliser la fonction de filtres offerte par la plupart des applications de messagerie pour automatiser ce processus. Les filtres consistent à appliquer des règles spécifiques (par exemple, déplacer tous les mails provenant d’un certain expéditeur dans un dossier spécifique) pour gérer automatiquement l’organisation de votre boîte de réception.
Exploiter les fonctionnalités offertes par son application de messagerie
De nos jours, les applications de messagerie proposent une multitude de fonctionnalités pour vous aider à gérer vos emails plus efficacement. Ci-dessous, nous présentons quelques-unes des fonctionnalités les plus courantes :
La marque des messages non lus et l’utilisation d’indicateurs
En marquant un message comme « non lu », vous indiquez à votre application de messagerie que le contenu doit encore être consulté. Cette astuce peut vous aider à garder la trace des mails importants auxquels il faut répondre. Les indicateurs sont également utiles pour distinguer les emails prioritaires.
Répondre ou transférer un email
Les options « Répondre » et « Transférer » sont présentes sur toutes les applications de messagerie et permettent de faciliter les échanges entre les différentes parties prenantes d’une conversation.
Gestion des pièces jointes
L’envoi et la réception de pièces jointes se font généralement par l’intermédiaire d’une icône en forme de trombone. Il est important de bien vérifier la taille maximale autorisée par votre fournisseur avant d’envoyer un fichier volumineux.
La gestion des contacts
Pour gagner du temps lorsque vous envoyez un mail, il est intéressant de créer et organiser un carnet d’adresses avec les coordonnées de vos contacts les plus fréquents.
Ouvrir sa boîte mail sur téléphone
Si vous avez besoin de consulter vos emails sur votre smartphone, sachez qu’il est généralement possible d’installer l’application dédiée à votre fournisseur de messagerie. Vous devrez alors configurer vos identifiants et mots de passe de la même manière que sur ordinateur.
Il existe également des applications génériques qui permettent de centraliser plusieurs boîtes mail dans une seule interface, comme l’application « Mail » d’Apple ou encore « Gmail » sur Android.
Activer la double authentification pour plus de sécurité
Protéger l’accès à votre boîte mail est primordial, surtout si vous y recevez des documents sensibles ou professionnels. Pour cela, activez la double authentification (2FA), disponible chez la majorité des fournisseurs. En plus de votre mot de passe, vous devrez confirmer votre identité via un code envoyé par SMS ou une application mobile. Cette méthode réduit considérablement les risques de piratage, même si votre mot de passe venait à être compromis.
Utiliser la fonction « recherche » pour gagner du temps
Avec des centaines, voire des milliers d’emails accumulés au fil du temps, retrouver un message spécifique peut devenir chronophage. C’est pourquoi la plupart des applications de messagerie proposent une fonction de recherche avancée. En tapant un mot-clé, un nom d’expéditeur ou une date, vous accédez rapidement au mail recherché. N’hésitez pas à explorer les filtres de recherche proposés pour gagner en efficacité.
Archiver au lieu de supprimer : un réflexe à adopter
Plutôt que de supprimer systématiquement vos messages, pensez à les archiver. Cette fonction permet de conserver les emails sans qu’ils encombrent votre boîte de réception. Ils restent consultables via la recherche ou le dossier « Tous les messages », ce qui est très utile si vous devez retrouver une information plus tard. C’est une bonne pratique pour garder un historique sans surcharger votre interface principale.
Limiter les notifications pour mieux se concentrer
Les notifications de nouveaux emails peuvent devenir une source importante de distraction. Pour rester concentré, pensez à désactiver les alertes sonores ou visuelles, ou à les limiter à certains expéditeurs prioritaires. Vous pouvez aussi planifier des moments précis dans la journée pour consulter vos messages, plutôt que de les lire en continu. Cette méthode de consultation par « lots » aide à réduire le stress numérique et à mieux gérer son temps.