3 conseils pour choisir le bon photocopieur adapté à votre entreprise
Indispensable au bon fonctionnement du bureau, le photocopieur est bien plus qu’un simple appareil de reproduction. Il contribue à la productivité d’une entreprise. Avec les nombreuses propositions sur le marché, il n’est pas facile de faire un choix. Un modèle mal adapté risque toutefois de générer des surcoûts ou d’être sous-exploité, pesant ainsi sur votre budget. C’est pour cette raison qu’il faut examiner attentivement les options disponibles. Voici trois conseils à prendre en compte pour choisir l’équipement idéal.
Évaluer ses besoins en volume d’impression
La première disposition à prendre est d’identifier le nombre moyen de pages traitées par l’entreprise chaque mois. On évite ainsi les dépenses inutiles liées à un modèle surdimensionné ou, à l’inverse, les désagréments d’une machine insuffisamment performante. Une estimation précise aidera à choisir un appareil capable de répondre à la demande sans faillir. Pour cela, il est essentiel de tenir compte de l’effectif des collaborateurs, des types de documents et des pics d’activité éventuels.
Si l’établissement intervient dans un domaine juridique ou médical, il imprimera probablement en grande quantité et de façon régulière. Une structure tournée vers le numérique impliquera, en revanche, des volumes d’impression réduits, mais avec des exigences spécifiques. Le nombre de feuilles que le bac à papier peut contenir ainsi que la compatibilité avec des accessoires, comme des agrafeuses automatiques, sont des facteurs qui guideront vers l’imprimante professionnelle idéale. Les entreprises qui disposent de ressources financières limitées peuvent trouver une location d’imprimante professionnelle auprès d’une agence réputée qui propose ce genre de prestation.
Opter pour des fonctionnalités adaptées à son secteur
Chaque établissement a ses particularités. Certains auront besoin d’une numérisation rapide et d’un envoi spontané vers des e-mails ou des serveurs, tandis que d’autres privilégieront l’impression en haute résolution ou la capacité de traiter divers formats de papier. Si une entreprise est dans le domaine de la publicité ou du graphisme, par exemple, les responsables devront certainement investir dans un modèle capable d’imprimer en couleur avec une précision de teinte élevée. Une société de services juridiques pourrait rechercher un appareil avec des dispositifs de sécurité renforcés pour protéger la confidentialité des documents.
On recommande également de prioriser l’option recto-verso automatique ou la compatibilité avec des solutions mobiles et des applications cloud. Ces fonctionnalités facilitent le travail à distance ou en déplacement. La possibilité de configurer des profils utilisateurs personnalisés peut être un atout précieux pour contrôler l’accès et limiter l’usage du matériel. En identifiant précisément les fonctions qui seront utiles, on peut sélectionner une machine qui s’intégrera parfaitement dans les processus et optimisera la productivité.
Considérer le coût total de possession
Le coût total de possession (CTP) inclut les dépenses liées à l’utilisation quotidienne, la réparation, les consommables tels que le papier et l’encre et la consommation d’énergie. C’est un facteur essentiel à prendre en compte pour évaluer l’investissement sur le long terme. Certains photocopieurs, bien que moins chers, peuvent, en réalité, engendrer des charges supplémentaires en raison de la fréquence de renouvellement des cartouches ou d’un entretien régulier. D’autres, plus onéreux à l’achat, offrent des coûts d’exploitation réduits grâce à une meilleure efficacité. L’idéal est d’investir dans un appareil qui ne tombera pas fréquemment en panne.
Pour estimer convenablement le CTP, on peut se renseigner sur les contrats de maintenance proposés par les fournisseurs. Ceux-ci peuvent inclure des services de réparation, de remplacement de pièces ou encore de fourniture de consommables. On recommande, en outre, d’analyser la consommation énergétique du photocopieur, surtout si l’entreprise imprime beaucoup. Les équipements certifiés par les labels EPEAT ou Energy Star aident à réaliser des économies significatives sur les factures d’électricité.
